Configuration des envois

OBJECTIF

La Configuration des envois permet de configurer, pour chaque formulaire, rapport ou autres listé dans la grille, un sujet et un message qui seront utilisés lors de l’envoi massif de courriels. Cette option permet également d’instaurer la sauvegarde des formulaires ou des rapports dans la Gestion des documents.

Des variables fournies par maestro* permettent de personnaliser les sujets et messages envoyés aux destinataires.

 

L’envoi massif est disponible à partir de l’icône Envoi à tous les destinataires des différentes options de maestro*.

 

Étapes

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration des envois

 

Configurer un envoi

 

Il est possible de configurer un message en anglais et en français. Le message envoyé sera dans la Langue de correspondance définie dans la Gestion des contacts pour le destinataire.

  1. Entrer les informations requises :

Champ

Description

Formulaires

Formulaires pour lesquels l’envoi massif ou la sauvegarde des documents est possible.

Rapports

Rapports pour lesquels l’envoi massif ou la sauvegarde des documents est possible.

Autres

Contient l’option Certification fournisseur, permettant de configurer un rappel à envoyer aux fournisseurs lorsqu’une certification arrive à échéance.

NOTES : Cette option fonctionne avec l’option Vérification des certifications du menu Achat et approvisionnement.

Le fournisseur doit avoir été créé dans la Gestion des contacts et posséder une adresse courriel valide pour qu’il soit possible de lui envoyer un message.

Sujets pour envois

Objet du message.

NOTE : Entrer des variables en cliquant sur l’icône . Cette fonction permet d’accéder à la configuration du sujet, afin de fusionner l’objet du message avec les données de maestro*.

Messages pour envois

Message contenu dans le courriel pour le destinataire.

NOTES : Entrer du texte et des variables en cliquant sur l’icône . Cette fonction permet d’accéder à la configuration du message, afin de fusionner les informations du message avec les données de maestro*.

Il est possible de formater le texte du message en cliquant sur les outils (Police, taille, attribut, alignement, numérotation, etc.).

Un maximum de 500 caractères est permis.

Nom du fichier PDF

Nom du fichier PDF qui sera envoyé dans le courriel pour ce type de formulaire.

NOTES : Entrer du texte et des variables en cliquant sur l'icône Insérer une variable.

Un maximum de 124 caractères est permis.

Les accents sont acceptés, mais certains caractères spéciaux ne le sont pas : <, >, /, \, :, ?, ", *, |.

De plus, si un point « . » est utilisé pour créer une extension (« .xmls », « .pdf », « .doc », etc.), il ne sera pas accepté.

Il est IMPORTANT de noter que, lors de la création de la variable, si des caractères interdits y sont inscrit, le fichier PDF ne fonctionnera pas.

Cette fonctionnalité sera disponible pour les formulaires de type ventes, bons de travail, retours d'appel de service, facturation d'appels de service, factures contractuelles, demandes de paiement, soumissions et états de compte.

Destinataire

Détermine à qui maestro* doit envoyer une copie du formulaire.

NOTE : Cette fonction ne s’applique qu’aux bons de travail. Pour les autres options, les destinataires sont choisis au moment de l’envoi.

Valeurs disponibles :

Responsable

Envoie une copie au responsable identifié dans le bon de travail.

Gérant de projet

Envoie une copie du bon de travail au gérant de projet identifié dans le projet.

Sauvegarder dans la gestion de documents

Indique à maestro* si le formulaire doit être sauvegardé dans la Gestion des documents. Valeurs disponibles :

Non

Aucune copie n’est conservée.

À l’envoi

Enregistre une copie uniquement lors de l’envoi.

À la génération du formulaire

Enregistre une copie lors de la génération du formulaire.

Catégorie de documents

Indique dans quelle catégorie le document sera classé dans la Gestion des documents.

NOTES : La catégorie sera utilisée seulement si le formulaire est sauvegardé dans la Gestion des documents.

Les catégories de documents disponibles respectent la Restriction des accès de la section Documents de la Gestion de la sécurité.

Utiliser la signature dans les courriels

Indique si une signature doit être ajoutée au message envoyé lors de l’impression des formulaires, si l’utilisateur utilise l’option Envoyer à tous les destinataires.

NOTE : Pour utiliser une signature, consulter la rubrique Ajouter une signature dans les courriels.

Valeurs disponibles :

Non

Par défaut, aucune signature ne sera ajoutée au courriel.

NOTE : Dans l’option Envoyer à tous les destinataires, il est possible d’ajouter une signature dans l’onglet Message à tout moment.

Utiliser les préférences usagers

Ajoute ou non une signature au courriel en fonction de l’option Préférences de l’utilisateur.

Utiliser cryptage

Cocher la case afin d’identifier que ce type d’envoi doit être crypté.

NOTE : Le courriel envoyé sera protégé d’un mot de passe. Pour visualiser le contenu du courriel, le destinataire devra entrer le Mot de passe document défini à son endroit dans l’onglet Autres informations de l’option Gestion des contacts.

Compte courriel pour envoi

Si ce champ contient une adresse courriel, le système utilisera ce courriel pour l'envoi massif. Si ce champ est vide, c’est l’adresse courriel par défaut de l’utilisateur courant qui sera utilisée.

Mode d'envoi

Permet d’identifier le mode d'envoi utilisé pour l’envoi massif de courriels. Les valeurs disponibles peuvent être soit Microsoft Outlook, soit la valeur présente dans les Configurations générales (onglet Communication, section Configuration des envois massifs et envois à partir de maestro*MOBILE, champ Mode d'envoi).

NOTE : La valeur Microsoft Outlook n'est pas disponible avec maestro*CLOUD.

Tester l'envoi de courriel

Permet d’effectuer un envoi de courriel avec maestro* pour tester les configurations.

NOTES : Pour le mode d'envoi Microsoft Outlook, l'utilisateur doit avoir le compte courriel présent dans le champ Compte courriel pour envoi configuré dans son Outlook.

Pour les autres modes d'envoi que Microsoft Outlook, le compte de courriel présent dans le champ Compte courriel pour envoi doit avoir la permission de faire l'envoi en tant que l'adresse courriel indiquée dans les Configurations générales (onglet Communication, section Configuration des envois massifs et envois à partir de maestro*MOBILE, champ Usager ou Courriel).
  1. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 09 octobre 2025